Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig

Prisora, CVR-nr. [CVR-nummer], [adresse]. Kontakt os om alt, der handler om persondata, på support@prisora.dk.

Prisora har to roller:

• Dataansvarlig for oplysninger om jer som kunde og brugere: konto, login, fakturering og support.
• Databehandler for de data, I selv lægger ind: prislister, fakturaer, leverandører og deres kontaktpersoner, aftaler og mails fra Indbakken. Her er jeres virksomhed dataansvarlig, og vi behandler kun data efter jeres instruks. Vilkårene for det står i handelsbetingelserne, afsnit 9.

2. Hvilke oplysninger vi behandler

• Konto: navn, arbejds-e-mail og adgangskode (gemt som hash, så vi ikke kan læse den).
• Virksomhed: navn og de oplysninger, I selv angiver i virksomhedsprofilen: CVR-nummer, adresse, telefon og logo.
• Login og sikkerhed: sessioner med IP-adresse og browseroplysninger, så vi kan holde dig logget ind og opdage misbrug.
• Notifikationer: dit mobilnummer, hvis du slår SMS-alarmer til, og dine valg for e-mails.
• Invitationer: e-mailadressen på dem, I inviterer til jeres konto.
• Jeres indhold: prislister, fakturaer, aftaler og leverandøroplysninger. Det kan omfatte navn, e-mail og telefon på kontaktpersoner hos leverandørerne.
• Indbakke (valgfri): mailadresse, server og brugernavn samt adgangskoden, som gemmes krypteret (AES-256). Fra mails gemmer vi afsender, emne og tidspunkt og de vedhæftede prislister og fakturaer, men ikke selve teksten i mailen.
• Abonnement: plan, status og et kunde-id hos vores betalingsudbyder. Vi gemmer aldrig kortoplysninger.
• Forbrug: antal AI-analyser og SMS'er pr. virksomhed. Indholdet af AI-kald gemmes ikke i vores logs.

3. Formål og retsgrundlag

• Levere tjenesten (konto, læsning af prislister, rapporter, alarmer): opfyldelse af aftalen med jer, GDPR art. 6, stk. 1, litra b.
• Sikkerhed, fejlretning og forebyggelse af misbrug: vores legitime interesse, art. 6, stk. 1, litra f.
• Fakturering og bogføring: retlig forpligtelse efter bogføringsloven, art. 6, stk. 1, litra c.
• Driftsbeskeder og den ugentlige oversigt, som kan slås fra under Notifikationer: opfyldelse af aftalen og vores legitime interesse.
• SMS-alarmer: kun når du selv har slået dem til og angivet dit nummer.

Vi sender ikke nyhedsbreve eller markedsføring uden dit samtykke.

4. Hvem vi deler oplysninger med

Vi bruger disse underleverandører (databehandlere). De må kun bruge data til at levere deres ydelse til os:

• Hosting og fillagring: [hostingudbyder], servere i Danmark. Her ligger databasen og de uploadede filer.
• Anthropic (AI, USA): når en prisliste, faktura eller aftale skal læses, sendes filen eller dens indhold samt jeres virksomhedsnavn og CVR til Anthropic. Det samme gælder varelister, når vi foreslår match mellem leverandører. Anthropic bruger ikke data fra API'et til at træne modeller og gemmer dem kun i en begrænset periode til drift og misbrugskontrol.
• Polar (betaling, USA): navn og e-mail, når du opretter en konto, samt abonnement og forbrug ud over planen. Polar håndterer betalingen og kortoplysningerne.
• GatewayAPI (SMS, EU): mobilnummer og teksten i alarmen, når du har slået SMS-alarmer til.
• E-mailudbyder: [mailudbyder] sender invitationer, alarmer og den ugentlige oversigt.

Når data overføres til lande uden for EU/EØS, som USA, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-US Data Privacy Framework.

Vi henter nettoprisindekset fra Danmarks Statistik. Her sendes ingen data om jer.

5. Hvor længe vi gemmer data

• Så længe I har en konto, gemmer vi jeres data, så historikken er der.
• Når et abonnement eller en prøveperiode udløber, kan kontoen kun læses. Data bliver liggende, så I kan fortsætte, hvis I vender tilbage. Skriv til os, hvis I vil have data slettet med det samme.
• En administrator kan når som helst slette virksomheden under Indstillinger → Virksomhed. Så slettes alle data og filer med det samme, et betalt abonnement stoppes, og brugere, der ikke er med i andre virksomheder, får deres konto slettet. I kan også skrive til os, så sletter vi inden for 30 dage. Sikkerhedskopier overskrives inden for [antal] dage.
• Sletter I en leverandør, en prisliste, en faktura eller en aftale, slettes de tilhørende filer inden for et døgn.
• Udløbne logins slettes efter et døgn, og invitationer 30 dage efter, de er udløbet.
• Loggen over modtagne mails i Indbakken (afsender og emne) slettes efter 12 måneder.
• Oplysninger om betalinger gemmer vi i 5 år efter regnskabsårets udløb, som bogføringsloven kræver.
• Vores egen log over ændringer, Prisoras medarbejdere laver på kunders konti, gemmes i 2 år.
• Demokonti og deres data slettes automatisk efter 24 timer.

6. Cookies

Vi bruger kun cookies, der er nødvendige for, at siden virker. Derfor beder vi ikke om samtykke:

• better-auth.session_token: holder dig logget ind. Udløber efter 7 dage uden brug.
• sidebar_state: husker, om menuen er foldet ud. Udløber efter 7 dage.

Desuden gemmer browseren dit valg af lyst eller mørkt tema og visningen af prislistefiler lokalt (localStorage). Vi bruger ingen analyse- eller reklameværktøjer, og skrifttyperne hentes fra vores egen server, ikke fra Google.

7. Sikkerhed

Al trafik er krypteret (HTTPS). Adgangskoder gemmes som hash, og mailadgangskoder krypteres. Hver virksomheds data er adskilt, så kun jeres egne brugere har adgang. Links til filer udløber efter 5 minutter.

8. Dine rettigheder

Du har ret til at:

• få indsigt i de oplysninger, vi har om dig
• få forkerte oplysninger rettet
• få oplysninger slettet
• få behandlingen begrænset
• gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse
• få dine oplysninger udleveret i et almindeligt format (dataportabilitet)

Skriv til support@prisora.dk, så svarer vi inden for en måned. Gælder det data, jeres virksomhed har lagt ind, for eksempel om en kontaktperson hos en leverandør, sender vi henvendelsen videre til virksomheden.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.

9. Ændringer

Hvis vi ændrer politikken væsentligt, giver vi besked på e-mail mindst 30 dage før. Datoen øverst viser, hvornår den sidst er opdateret.